Erfolgreiche Online-Videokonferenz durchführen. Holen Sie sich hier die richtige Etikette in zehn Schritten für erfolgreiche Online Kommunikation.
Checkliste Online Video-Konferenz:
- Gepflegte Chatiquette
- Visualisieren Sie mithilfe vorbereiteter Folien Tagesordnungspunkte, Zeitplan etc.
- Verteilen Sie Aufgaben auf mehrere Schultern mit Co-Moderatoren.
- Die Umgebung und der Hintergrund
- Mikrofone ausschalten, Videokameras einschalten
- Lichtverhältnisse, Kamera und Make-up
- Firefox, Chrome oder Safari?
- Vertrauen durch Sicherheitseinstellungen 5.0
- Kleidung angemessen Business – oben UND unten natürlich
- Was können Sie als Teilnehmer tun?
Bonus: Beeps and Blings
1. Gepflegte Chatiquette in der Online Video-K0nferenz
Heißen Sie Ihre Teilnehmer im Chat herzlich Willkommen!
Sie möchten gerne auf die social media Präsenz Ihres Unternehmens, Ihrer Organisation oder Vereins aufmerksam machen? Setzen Sie die URLs der entsprechenden Kanäle in den Chat mit der Aufforderung, zu liken, zu folgen oder sich umzuschauen. Gerade in den ersten Minuten bis zum Beginn der Veranstaltung kann man sich als Teilnehmer dort sinnvoll die Zeit vertreiben.
Bedanken Sie sich auch schriftlich im Chat für den vortragenden Referenten, so hat man auch an dieser Stelle jederzeit Zugriff auf Informationen über den Referenten. Unterlagen, die zur Verfügung gestellt werden, können hier angekündigt werden.
Fazit: Nutzen Sie die Chatfunktion bereits für das Entrée
2. Visualisieren Sie, damit alle alles wissen
Sorgen Sie für eine reibungslose Besprechungskultur, indem Sie Tagungsordnungspunkte visualisieren. Ist Ihr Plan im Vorhinein ausgereift und gut strukturiert, gelingt die Konferenz auch planvoll und zur Zufriedenheit aller Beteiligten. Auf Ihrer Agenda stehen dann neben den Tagungsordnungspunkten auch Zeitfenster für offene Diskussionen, Fragen und Antworten, Brainstorming oder Experten-Input eines eingekauften Referenten.
Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an Ihre Teilnehmer: Wann werden Sie Fragen bearbeiten, wann passiert was. Auf diese Weise hat Chaos keine Chance.
Fazit: Bereiten Sie eine PowerPoint Präsentation mit Tagungsordnungspunkten, Topics, Zeitfenstern für Pausen und leeren Folien für gemeinsamen schriftlichen Austausch vor. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, den Bildschirm zu teilen. Sollten Sie wünschen, dass alle Teilnehmer ihre Bildschirme teilen können, legen Sie diese Funktion vorher in den Einstellungen fest.
3. Verteilen Sie Aufgaben in der Online Video-Konferenz
Sie leiten die Konferenz, sprechen Inhaltliches und überblicken den Chat und die Handmeldungen ab einer bestimmten Gruppengröße nicht mehr?
Flankieren Sie sich mit Helfern: einem Chatwächter, einem Zeitwächter, einem Reihenfolge-der-Meldungen-Wächter und halten Sie regelmäßig Rücksprache.
Dadurch entlasten Sie sich, geben Verantwortlichkeiten ab an dankbare Mitstreiter und strukturieren den Gesamtvortrag, den Gesamtablauf.
Gehen Sie in die Einstellungen setzen Sie dort die richtigen Haken für Ihre Co-Moderatoren, damit diese auch ihren Aufgaben nachkommen können.
Fazit: Machen Sie nicht alles allein. Holen Sie sich Hilfe in Form von Co-Moderatoren, Zeitwächtern und Protokoll.
4. Die Umgebung und der Hintergrund
Sind Sie Vertreter Ihres Unternehmens, komplettiert natürlich ein darauf abgestimmter Hintergrund das Gesamtbild. Nun ist es nur so, das virtuelle Hintergründe die Tendenz haben, die eigenen Umrisse schwammig zu zeichnen und ganze Kopfteile zu „verschlucken“. Das nervt ziemlich.
Wer dennoch nicht auf virtuelle Hintergrundbilder verzichten will und auf verbesserte Technik in der Zukunft setzt, der kann sich auf pixabay oder pexels kostenlose Bilder herunterladen.
Solange die Technik das noch nicht ausgleicht, ist ein Zimmerhintergrund mit Bücherregal oder Wandbild wenigstens nicht störend. Besonders professionell ist ein Aufsteller, platziert im Hintergrund. Privatsphäre wie Unordnung oder das Bügelbrett lenkt ab. Der Trend geht zum Homeoffice, also dürfen wir auch eines einrichten.
5. Teilnehmer-Kamera und Mikrofone an oder aus?
Wir sind Menschen, wir sind soziale Wesen. Wir brauchen Respekt, Anerkennung und vor allem das Gefühl, wahrgenommen – gesehen! – zu werden und auch andere wahr zu nehmen. Natürlich brauchen wir das Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Auch wenn wir nicht immer ein Gesicht auslesen können und wissen, was andere denken, so ist es trotzdem für uns – stark visuell verarbeitende Erdenbewohner – viel schöner, Reaktionen auf uns im anderen zu erkennen. Das Gesicht zu sehen, vermittelt auch ein Gefühl von Sicherheit.
Zugunsten einer stabilen Online Verbindung schalten wir im Teilnehmerstatus unsere Kameras aus. Für Redende, Vortragende ist das Sprechen in einen schwarzen virtuellen Raum je nach Übungsgrad hochkonzentriert bis sehr schwer. Selbst mir als versierter Rhetoriktrainerin fehlen die Gesichter.
Aber selbst, wenn alle Kameras eingeschaltet sind und jeder jeden sehen kann, empfehle ich den Vortrag IN die Kamera, damit die Zuhörer den Eindruck haben, direkt angeschaut zu werden. Für einen selbst bedeutet das zwar höchste Konzentration auf einen kleinen Punkt (mit privatem Abfackeln eines Tischfeuerwerks, emotional-rhetorisch gesehen), für die Zuhörer jedoch wunderbar direkte Ansprache. Wir werden uns daran ganz sicher ebenso gewöhnen wie an das Nicht-angeschaut-werden während des Gespräches innerhalb einer Videokonferenz: der Effekt, der eben entsteht, WENN man gerade den Sprechenden betrachtet.
Fazit: Hält die Leitung stand und bleibt die Übertragung stabil, spricht nichts gegen angeschaltete Kameras, die noch wichtiger als eingeschaltete Mikrofone sind. Mittlerweile haben wir ein Gefühl für die Zeitverzögerung entwickelt, die sich erklärt aus dem Vorbeugen im Stuhl, dem Anklicken der entsprechenden Funktion und das anschließende Atemholen.
6. Lichtverhältnisse, Kamera und Make-up in der Online Video-Konferenz
Licht von vorne empfiehlt sich. Der Handel hat natürlich nachgezogen auf diesem Sektor, ebenso mit Kameras. Die Auswahl ist riesig. Hier jeweils ein Beispiel:
RALENO LED Videoleuchte, Dimmbare Flächenlicht 3200k-5600k Farbtemperatur CRI 95 + Ultradünnes Licht mit LCD-Display Eingebaute 8000mAh Lithium-Batterie für alle digitalen DSLR-Kameras und Camcorde
Logitech BRIO STREAM Webcam, 4K Ultra-HD 1080p, Weites anpassbares Blickfeld, USB-Anschluss, Abdeckblende, Abnehmbarer Clip, Für Skype, Zoom, Xsplit, Youtube, PC – Schwarz, StreamingEdition
Wer zum Schwitzen neigt oder wer das glänzende Gesicht im Sommer vermeiden möchte, der kann Make-up benutzen. Auch Männer können ohne Bedenken Puder verwenden, das für eine trockene Haut sorgt und den Schweißfilm aufsaugt. Ein bisschen Puder und niemand sieht Ihnen innere Erhitzung an.
7. Firefox, Chrome oder Safari?
Eindeutig Chrome. Noch besser: die Zoom-App.
8. Vertrauen schaffen durch verbesserte Datenschutzeinstellungen
Zoom 5.0 bietet umfassenden Schutz von Daten und Privatsphäre der Teilnehmer, insbesondere für bezahlte, lizenzierte Konten.
Die Einstellungen sehen individuelles Auswählen der Datenzentrumsregionen für die Datenübertragung vor. Zudem hat Zoom ein neues, leicht ansteuerbares Sicherheits-Icon in die Konferenzmenüleiste des Hosts eingefügt. Unautorisierten Personen den Zutritt zum Meeting zu verweigern, ist und bleibt eines der Hauptthemen. Durch personalisierte Einwahldaten, die mit dem Einwahllink per Mail versendet werden, ist dieser unautorisierte Zugriff unmöglich gemacht. Zudem kann ein Passwort generiert werden, über dessen Komplexität Sie selbst als Host entscheiden. Die Funktion „Warteraum“ schließlich bietet die letzte Barriere für unerwünschte Besucher. Dort können ungebetene Gäste erkannt, gemeldet und entfernt werden. Generell empfiehlt es sich, nur Ende-zu-Ende verschlüsselte Kanäle zu nutzen. Bisher scheint es kein Videokonferenztool mit absoluten Sicherheitsbarrieren zu geben. Sie selbst wissen am besten um die Brisanz der ausgetauschten mündlichen und schriftlichen Mitteilungen.
9. Kleidung angemessen Business – oben UND unten natürlich
Zwar befinden wir uns im Homeoffice und der casual Friday hat sich gewandelt zu einem casual everyday, dennoch ist natürlich ein insgesamt gepflegtes Erscheinungsbild mit angemessener Kleidung ebenso wichtig wie es zu allen Zeiten war. An dem Ausspruch „Wie du kommst gegangen, so du wirst empfangen.“ Hat sich auch in der Videokonferenz nichts geändert, speziell und gerade, wenn Sie die Sitzung leiten.
10. Was Sie als Teilnehmer für den erfolgreichen Ablauf der virtuellen Konferenz tun können
Pausengestaltung:
Sie können sich kurz abmelden, wenn Sie die VK kurz oder länger verlassen.
Je nach Gruppengröße und Moment im Chat oder persönlich.
Vielleicht geht es anderen ebenso, dass sie eine kurze Pause brauchen, dann gibt es ein icon „Kaffeetasse“, leider haben das nicht alle VK Tools.
„Ich brauche eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten“ mündlich oder schriftlich ist auch für den Vortragenden ein wichtiger Hinweis.
Den virtuellen Raum betreten:
Anstatt sich unsichtbar zu machen – Kamera und Ton aus – gehört es zum guten Ton, sich per Namen anzumelden, sodass wenigstens alle Teilnehmer wissen, wer gerade den virtuellen Raum betreten hat. Gerade Vorgesetzte „schleichen“ sich gerne in Konferenzen und verbergen sich hinter Zahlen-und Buchstabenkürzeln.
Das schafft kein Vertrauen. Bitte sorgen Sie aktiv für Vertrauen, indem Sie sich mit Ihrem Namen anmelden. Sie können sich in Ihrer Kachel unter den drei Punkten jederzeit umbenennen.
Ist die Runde unter Pi mal Daumen 25 Teilnehmer, können Sie sich auch gerne persönlich allen vorstellen, der Moderierende wird Ihnen das Wort erteilen.
Bonus: Störenden Geräusche im Videocall sind die Blings! eingehender Emails und Whatsapp Nachrichten auf dem griffbereit liegenden Mobiltelefon. Bei rund 200 eingehenden Emails und Whatsapps am Tag stört das immer wiederkehrende Geräusch immens. Stellen Sie das Telefon leise und deaktivieren Sie die Mailfunktion dauerhaft auf Nachtmodus/Nicht stören-Modus.
Gesamtfazit:
Sinnvolles und störfreies Arbeiten in Projektteams über den ganzen Globus verteilt ist dank datengeschützter Zoomcalls sehr gut möglich.
Sehr gerne stehe ich Ihnen mit Workshops und Schulungen speziell auch zu diesem Thema zur Verfügung. Schreiben Sie mir nr@rhetorik-consulting.de oder rufen Sie mich an: 0178 455 40 68.
Ich freue mich auf Sie!
